ARHIVAREA DOCUMENTELOR IN UNIUNEA EUROPEANA

Sediul materiei:

Legea din 15/05/2007 a fost publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22/05/2007.

Prezenta lege stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică.

Operaţiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se fac cu respectarea dispoziţiilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei cu caracter public sau privat.

Consultarea arhivei electronice

Regimul de acces la un document în formă electronică, precum şi modificarea acestuia se stabilesc exclusiv de către titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului, printr-un act care va fi semnat atât de titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului, cât şi de administratorul arhivei electronice.

(2) Regimul de acces la documentul în formă electronică, stabilit în conformitate cu alin. (1), va fi înscris în fişa de format electronic a documentului, iar actul prin care s-a stabilit acest regim, generat electronic sau transferat în format electronic, va constitui o anexă a documentului arhivat.

(3) Administratorul arhivei electronice este obligat să respecte regimul de acces la document, stabilit conform alin. (1), atât la arhivare, cât şi la acordarea accesului la documentul în forma electronică din arhivă.

(4) Răspunderea pentru stabilirea regimului de acces la un document în formă electronică revine în exclusivitate titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului, iar răspunderea pentru respectarea regimului de acces la documentul în formă electronică, atât la arhivare, cât şi la acordarea accesului la document, revine administratorului arhivei electronice.

Administratorul arhivei electronice va asigura, în condiţiile prevăzute la art. 14 şi în concordanţă cu prevederile legislaţiei în vigoare, modul de acces permanent sau la cerere, pentru fiecare document în formă electronică în parte.

Administratorul arhivei electronice are următoarele obligaţii:

a) întreţinerea arhivei electronice;

b) crearea unei arhive electronice de siguranţă, care să cuprindă toate documentele în formă electronică arhivate şi care se actualizează permanent off-line;

c) utilizarea unui sistem de securitate omologat, care să garanteze integritatea, securitatea şi, unde este cazul, confidenţialitatea documentelor în formă electronică arhivate;

d) asigurarea redării oricărui document în forma electronică conţinută în arhivă;

e) asigurarea distrugerii documentelor a căror perioadă de arhivare a expirat;

f) notificarea autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu, cu cel puţin 60 de zile înainte, a intenţiei de încetare a activităţii, cu excepţia cazurilor de forţă majoră. În acest caz, administratorul arhivei electronice are obligaţia de a transfera arhiva electronică către alt furnizor de servicii de arhivare electronică, cu acordul autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu.

Arhivele electronice sunt depozitate în centre de date supuse autorizării prealabile, cu respectarea normelor privind asigurarea:

a) integrităţii şi securităţii documentelor în formă electronică;

b) securităţii şi integrităţii spaţiului ocupat de echipamentele care găzduiesc arhivele electronice;

c) recuperării informaţiei în urma dezastrelor naturale, conform reglementărilor în vigoare.

(2) În termen de 90 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu va emite norme metodologice privind autorizarea centrelor de date.

Infracţiuni şi contravenţii

Nerespectarea dispoziţiilor prezentei legi atrage, după caz, răspunderea contravenţională, civilă sau penală.

Divulgarea de către administratorul arhivei electronice a cheii de criptare constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 1 la 3 ani.

Accesarea neautorizată a documentelor din arhiva electronică constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 3 luni la 3 ani.

Copierea neautorizată a documentelor din arhiva electronică constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 1 la 12 ani.

Modificarea neautorizată a documentelor din arhiva electronică constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 1 la 15 ani.

Distrugerea arhivei electronice constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 6 la 15 ani.

Constituie contravenţie dacă, potrivit legii, nu constituie infracţiuni, nerespectarea de către administratorul arhivei electronice a prevederilor art. 6, 8, 9, 11, 15 şi 16.

Contravenţiile prevăzute la art. 24 se sancţionează cu amendă de la 3.000 lei la 10.000 lei.

Constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor prevăzute în cadrul prezentului capitol sunt de competenţa personalului cu atribuţii de control din cadrul autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu.

(2) Contravenţiilor prevăzute în prezentul capitol le sunt aplicabile prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările şi completările ulterioare.

Responsabilitatea aplicării dispoziţiilor prezentei legi şi a reglementărilor legate de aceasta revine autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu, prevăzută la cap. IV din Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

(2) În termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, în colaborare cu Arhivele Naţionale, va elabora reglementări şi metodologii în aplicarea prezentei legi, procedura acordării, suspendării, retragerii deciziei de acreditare a administratorului arhivei electronice, precum şi a autorizării centrelor de date.

Av. COLTUC MARIUS VICENŢIU