Studiile efectuate asupra sistemelor informationale din cadrul firmelor au reliefat existenta unor deficiente tipice, relativ frecvente, reflectare a unor erori in conceperea si implementarea lor.
Distorsiunea, prima dintre deficientele tipice, consta in modificarea partiala, neintentionata a continutului, a mesajului unei informatii pe parcursul culegerii, prelucrarii si transmiterii de la emitator la receptor.
Dintre cauzele multiple care genereaza distorsiuea se regasesc: diferentele in pregatirea persoanelor implicate in vehicularea informatiei, folosirea de suporti informationali necorespunzatori pentru inregistrarea informatiilor, manipularea neglijenta a suportilor de informatii in procesul transmiterii lor beneficiarilor, utilizarea de mijloace necorespunzatoare pentru inregistrarea si transmiterea informatiilor.
Filtrajul se deosebeste de distorsiune prin aceea ca modificarea partiala sau totala a mesajului sau a continutului informatiilor are loc in mod intentionat.
Cauza filtrajului este una singura: interventia pe parcursul inregistrarii, transmiterii si prelucrarii informatiilor a unor persoane care au interesul ca beneficiarul informatiei sa primeasca un mesaj schimbat. Aceasta deficienta cronica a sistemului informational se manifesta in special cand unii manageri sunt incorecti sau nu-si exercita integral atributiile de control.
Efectul negativ atat al distorsiunii, cat si al filtrajului este dezinformarea partiala sau integrala a beneficiarilor de informatii. Cand dezinformarea se produce la nivelul executantilor, efectele imediate se resimt pe planul realizarii proceselor cu caracter operational, resimtindu-se la nivelul cantitatii, calitatii si perioadei de obtinere si furnizare a produselor si serviciilor. In ambele situatii, efectele pe termen lung sunt scaderea eficientei, concomitent cu deteriorarea intr-o anumita masura a climatului de munca, a relatiilor dintre personalul implicat.
Redundanta este o alta deficienta majora tipica a sistemului informational, care consta in inregistrarea, transmiterea si prelucrarea repetata a unor informatii.
Cauza majora a acestei disfunctionalitati informationale o reprezinta absenta coordonarii sau coordonarea defectuoasa a anumitor segmente ale sistemului managerial. Redundanta se produce mai ales cand nu se respecta principiul unitatii de decizie si actiune, cand mai multi manageri se adreseaza nemijlocit cu cereri de informatii unor compartimente fara ca personalul managerial responsabil nemijlocit de activitatea lor sa fie informat si sa intervina. Efectele redundantei, care se manifesta adesea prin cererea acelorasi informatii de catre diferiti beneficiari, dar sub alte forme, constau intr-o serioasa risipa de timp si, adesea, de mijloace materiale din partea celor implicati.
Alta deficienta majora o reprezinta supraincarcarea circuitelor informationale cu informatii. Aceasta inseamna vehicularea prin circuitele informationale a unei cantitati de informatii ce-i depasesc capacitatea de transport, ceea ce duce la blocarea si/sau intarzierea ajungerii unei parti din informatii la adresant.
Printre cauzele care o genereaza se regasesc: nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informational. Adica transmiterea si agregarea selectiva a informatiilor pe verticala sistemului de management corespunzator sferei obiectivelor, competentelor si responsabilitatilor circumscrise subdiviziunilor orgnizatorice. La originea acestei situatii se afla proiectarea defectuoasa a sistemului informational, insuficienta pregatire a unor manageri si executanti, tendinta unora de a-si -umfla- realizarile, de a-si populariza excesiv actiunile.
Fara indoiala ca elementele mentionate nu epuizeaza gama deficientelor cronice ale sistemului informational, dar constituie, de regula, maladiile cele mai frecvente, a caror cunoastere, identificare si eliminare constituie o componenta de baza a rationalizarii sistemului informational al companiei.
