Acasă Pagini specializate Un nou secretariat

Un nou secretariat

DISTRIBUIȚI

Componenta structurala cu rol complementar pe langa un post de conducere, de nivel superior, ale carui sarcini constau in efectuarea lucrarilor de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului functiei in cauza, secretariatul capata noi dimensiuni in prezent, datorita cresterii complexitatii activitatii de management, a deciziilor si actiunilor intreprinse de manageri.

Un secretariat bine organizat si competent potenteaza munca managerului prin mai multe elemente:

– contribuie decisiv la organizarea rationala a activitatii managerilor de nivel superior din cadrul unei firme (directori generali, directori executivi);

– creeaza conditii preliminare pentru realizarea de catre manager a unor contacte operative si eficiente cu persoane din interiorul si exteriorul firmei;

– asigura vehicularea corespunzatoare a informatiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire in perimetrul esalonului superior al acesteia;

– degreveaza managerul de o serie de actiuni de rutina, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea rationala a timpului de lucru de care el dispune.

Aceste elemente stau la baza conturarii principalelor functii ce revin secretariatului.

Functia de asistare directa a managerului, care presupune participarea secretarului la organizarea activitatii managerului, reclama exercitarea unei game de servicii specifice:

– efectuarea unor lucrari de specialitate (stenodactilografiere si dactilografierea sedintelor, dezbaterilor, organizarea fisierelor si actualizarea lor, redactarea unor materiale de corespondenta simpla, traducerea unor materiale, efectuarea unor formalitati financiare);

– programarea actiunilor si evidenta realizarii lor (consemnarea unor programe si calendare de sarcini si lucrari, actualizarea agendei de lucru a managerului, supravegherea desfasurarii unor lucrari, actualizarea agendei de lucru a managerului, supravegherea desfasurarii unor lucrari in curs si informarea managerului asupra abaterilor constatate, anuntarea in timp util a scadentelor, urmarirea rezultatelor lucrarilor si actiunilor si consemnarea concluziilor formulate de conducator, organizarea sedintelor);

– realizarea unor sarcini administrative (gestionarea echipamentelor si obiectelor de inventar incredintate, comandarea unor lucrari in unitate sau in afara ei, asigurarea securitatii lucrarilor si respectarea stricta a normelor de pastrare a documentelor, urmarirea si asigurarea mijloacelor tehnice folosite in activitatea de management, urmarirea si mentinerea in stare de functionare a instrumentelor de lucru ale managerului).

La randul sau, functia de legatura si -filtru- pentru solicitarile de contacte directe si audiente, apeluri telefonice, implica sarcini referitoare la:

– tinerea evidentei solicitarilor directe si apelurilor telefonice in absenta managerului si informarea operativa a acestuia;

– asigurarea legaturilor telefonice in cadrul si in afara firmei;

– pastrarea evidentei numelor, adreselor si numerelor telefonice ale persoanelor, unitatilor si institutiilor cu care managerul in cauza are legaturi;

– asigurarea respectarii perioadelor de -liniste- a managerului.

Functia de tratare a informatiilor si documentelor implica din partea secretariatului:

– primirea, inregistrarea, distribuirea, luarea semnaturilor de primire si expediere a corespondentei;

– clasarea documentelor si tinerea stricta a evidentei lor;

– asigurarea documentarii managerului in anumite domenii de activitate ale acestuia.

In sfarsit, in ceea ce priveste functia de reprezentare, principalele sarcini se concretizeaza in:

– primirea persoanelor din afara;

– indrumarea acestora spre directorii executivi sau alte persoane competente;

– asigurarea unei ambiante placute (servirea cafelei, a unei bauturi, punerea la dispozitie a unor materiale usor de lecturat in caz de asteptare pentru audienta etc.);

– furnizarea cu amabilitate a unor informatii solicitate.

Exercitarea eficace a acestor sarcini reclama din partea personalului de secretariat posedarea, in proportii variate, de anumitte cunostinte, calitati si aptitudini, intre care, mai importante sunt:

Cunostinte:

– cultura generala buna;

– cunostinte medii in domeniul in care activeaza managerul;

– temeinica pregatire profesionala de specialitate (procesare si dactilografiere fara greseala a 35-40 cuvinte/minut, stenografierea a 100 cuvinte/minut, redactarea unor scrisori simple si note intr-o forma clara si concisa, selectarea cu discernamant a materialelor, corespunzatoare domeniului de interes al managerului, intocmirea rapida a unor statistici, folosirea adecvata a echipamentelor de birou).

Calitati si aptitudini:

– rezistenta fizica si nervoasa ridicata;

– capacitatea de a se adapta rapid la ritmuri variate de lucru;

– calitati fizice (aspect placut, ingrijit, ton amabil, vestimentatie cu gust);

– calitati intelectuale (inteligenta, memorie vizuala si auditiva, atentie concentrata si distributiva);

– calitati morale (constiinciozitate profesionala, spirit de disciplina, integritate si spirit dezvoltat al responsabilitatii, loialitate, sinceritate, devotament, rabdare, suplete, discretie deosebita, perseverenta, initiativa, optimism, dispozitie buna si constanta);

– calitati umane (sociabilitate, tact, modestie).

Totoadata, in contextul mai larg al modalitatii de crestere a eficacitatii muncii conducatorilor si al utilizarii rationale a secretariatului, se impune imbunatatirea de fond a conlucrarii dintre manager si secretara. Unii specialisti considera ca la baza eficientizarii unor asemenea raporturi sta comunicarea, dialogul permanent dintre conducator si secretariat. Astfel, un studiu efectuat asupra activitatii a 4.000 de secretare de catre Panasonic Industrial Company si Professional Secretaires International a evidentiat ca o parte apreciabila din esantionul chestionat (70%) nu comunica suficient cu managerii, 50% nu erau informate oportun si relevant asupra problemelor globale cu care se confrunta firma si asupra propriilor obligatii, 36% dintre ele nu stiau ce sarcini au, iar 53% au exprimat necesitatea unui dialog mai fertil cu conducatorii legat de prioritatile activitatii lor.

Prin urmare, imbunatatirea raporturilor dintre conducator si secretariat implica:

– comunicarea obiectivelor organizatiei si ale domeniului in care activeaza;

– cunoasterea strategiei faciliteaza stabilirea de catre secretara a prioritatilor si alocare timpului necesar pentru diverse activitati;

– informarea la zi a secretarei;

– formularea unei indicatii clare din partea managerului;

– asigurarea unui feed-back eficient;

– interpretarea adecvata a comportamentului secretarei.

Toate acestea asigura fundamentul necesar executarii adecvate a numeroaselor lucrari de secretariat, a caror realizare influenteaza sensibil eficacitatea muncii conducatorilor. Dupa unii specialisti, un secretariat bine pus la punct determina dublarea randamentului managerilor, afirmatie care pledeaza in favoarea reconsiderarii rolului secretariatului in categoria modalitatilor de imbunatatire a activitatii managerilor.

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here

DISCLAIMER
Atentie! Postati pe propria raspundere!
Inainte de a posta, cititi regulamentul.